4 vantagens de operar com papel zero no setor público

Muito se tem falado sobre como a Tecnologia e a estratégia do papel zero contribuem para a eficiência e a produtividade das organizações. Entre os benefícios das ferramentas digitais podemos destacar a melhora do acesso à informação e a maior proximidade na relação entre governo e cidadão.

Acompanhando a tendência mundial de substituir os processos manuais por soluções digitais, muitos órgãos brasileiros já conseguiram reduzir significativamente a quantidade de papel utilizada. As ferramentas digitais contribuem para a economia de recursos e eficiência no atendimento das demandas, fatores importantes quando falamos de administração pública.

1. Otimiza a gestão de processos

As ferramentas digitais promovem uma revisão da gestão como um todo. Desde a criação dos documentos, passando pela sua tramitação on-line até o momento da interação com o usuário, as soluções permitem que estes processos sejam muito mais ágeis porque todas as informações estão em uma plataforma única e podem ser acessadas por toda a equipe. Também há possibilidade de padronização dos documentos, para facilitar a classificação, a tramitação e a indexação de documentos aos processos.

2. Melhora a segurança da informação

Certamente a segurança da informação é muito maior. Primeiro porque somente pessoas autorizadas conseguem acessar o sistema. Outro ponto é a validação das atividades, que utilizam protocolos e certificações digitais que garantem sua veracidade. Além disso, documentos em papel, o risco de extravio ou incidentes – rasgar ou sujar, por exemplo – é praticamente inevitável. Já, se forem arquivados digitalmente, a durabilidade é garantida.

3. Oferece mais autonomia para o cidadão

As soluções digitais possibilitam também uma maior autonomia ao cidadão. Isto porque ele passa a ter a condição de solicitar serviços e acompanhá-los de maneira eletrônica, sem precisar sair da sua residência. O acompanhamento online reduz o tempo de deslocamento e de espera em longas filas e ajuda a desafogar a rotina dos servidores responsáveis pelo atendimento.

4. Possibilita uma economia de recursos

A utilização de tecnologia para realizar os processos administrativos trouxe também uma economia de recursos para a gestão pública. Não é mais preciso investir em itens como folhas, tinta de impressora, grampos, envelopes, carimbos, pastas etc. pois em pouco tempo pode-se reduzir os impressos.

O espaço físico das repartições também é otimizado. Não é mais necessário ter incontáveis armários para depositar os processos nem ocupar salas por anos apenas para guardar pilhas de papel, já que os arquivos digitais estarão em repositório adequado podendo ser acessados com facilidade sempre que preciso.

Por fim sabemos que a política de papel zero é um dos passos para uma gestão pública mais eficiente. Portanto, na era da informação e da inovação, a gestão municipal pode e deve se atualizar e aproveitar os benefícios que as novas tecnologias oferecem.

Fonte: Inova Soluções

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